Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Perhimpunan Pelajar Indonesia Australia (PPI Australia) mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda.Kebijakan ini berlaku untuk seluruh kegiatan PPI Australia, termasukwebsite resmi, formulir pendaftaran, keanggotaan, serta acara yangdiselenggarakan oleh PPI Australia.

PPI Australia tunduk pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) sebagaimana diatur dalam Pasal 2 UU PDP yang menyatakan bahwa ketentuan tersebut berlaku terhadap pihak di luar wilayah Indonesia yang menimbulkan akibat hukum di Indonesia dan/atau terhadap Subjek Data Pribadi Warga Negara Indonesia di luar wilayah Indonesia.

Kebijakan Privasi ini juga memperhatikan ketentuan yang relevan dalam Australian Privacy Act 1988. Apabila terdapat perubahan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini akan disesuaikan sebagaimana mestinya.

1. Identitas Pengendali Data Pribadi

Sesuai Pasal 1 angka 4 UU PDP, PPI Australia berkedudukan sebagai Pengendali Data Pribadi atas seluruh data yang dikumpulkan dalam rangka penyelenggaraan kegiatan organisasi.

• Pengendali Data Pribadi: Perhimpunan Pelajar Indonesia Australia (PPI Australia)
• Dikelola oleh: Data Team PPI Australia
• Email: infotech@ppi-australia.org

2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

PPI Australia mengumpulkan Data Pribadi sesuai dengan ketentuan Pasal 4 UU PDP yang terdiri atas Data Pribadi Umum, Data Pribadi Spesifik, serta data teknis yang dikumpulkan secara otomatis melalui website.

2.1 Data Pribadi Umum

Data Pribadi Umum yang dapat kami kumpulkan meliputi:

• Nama lengkap
• Jenis kelamin
• Universitas atau institusi pendidikan
• Program studi
• Tahun kuliah
• Kota atau wilayah domisili
• Alamat email
• Nomor WhatsApp atau telepon
• Kewarganegaraan
• Agama, apabila relevan dengan kegiatan tertentu

2.2 Data Pribadi Spesifik

Dalam keadaan tertentu dan hanya apabila diperlukan, kami dapat mengumpulkan Data Pribadi Spesifik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) UU PDP.

• Informasi kesehatan atau kondisi medis, misalnya alergi atau disabilitas.
• Informasi keuangan apabila diperlukan dalam konteks tertentu yang telah memperoleh persetujuan Anda.
• Preferensi maupun pantangan makanan apabila berkaitan dengan kondisi kesehatan, seperti alergi.

2.3 Data yang Dikumpulkan Secara Otomatis Melalui Website

Saat Anda mengunjungi website PPI Australia, kami dapat mengumpulkan informasi teknis secara otomatis, antara lain:

• Alamat IP.
• Informasi perangkat.
• Jenis dan versi browser.
• Halaman yang dikunjungi.
• Durasi kunjungan.
• Tanggal dan waktu akses.
• Data diagnostik lainnya.

Data tersebut digunakan semata-mata untuk analitik, keamanan sistem, dan peningkatan kualitas layanan website. PPI Australia tidak mengumpulkan Data Pribadi Spesifik secara otomatis melalui website.

3. Cookies dan Teknologi Pelacakan

Website PPI Australia menggunakan cookies untuk meningkatkan pengalaman pengguna dan membantu kami memahami penggunaan layanan.

Jenis Cookies

• Session Cookies — dibersihkan secara otomatis ketika browser ditutup dan digunakan untuk menjaga sesi pengguna tetap aktif.
• Persistent Cookies — tetap tersimpan pada perangkat hingga kedaluwarsa atau dihapus secara manual untuk mengingat preferensi pengguna.

Kategori Cookies

• Cookies Esensial

  Diperlukan agar website dapat berfungsi dengan baik. Cookies ini tidak dapat dinonaktifkan.

• Cookies Fungsional

  Digunakan untuk mengingat preferensi pengguna, seperti bahasa atau pengaturan tertentu.

• Cookies Analitik

  Membantu kami memahami bagaimana website digunakan melalui layanan analitik pihak ketiga seperti Google Analytics. Informasi yang dikumpulkan bersifat agregat dan anonim.

Anda dapat mengatur browser untuk menolak seluruh cookies atau memberi pemberitahuan ketika cookies dikirimkan. Namun, beberapa fitur website mungkin tidak berfungsi sebagaimana mestinya apabila cookies dinonaktifkan.

4. Dasar Hukum dan Tujuan Pemrosesan

PPI Australia memproses Data Pribadi berdasarkan dasar hukum yang sah sesuai Pasal 20 UU PDP.

• Persetujuan eksplisit dari Subjek Data Pribadi.
• Pelaksanaan perjanjian keanggotaan PPI Australia.
• Kepentingan yang sah dalam penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan.

Tujuan pemrosesan data meliputi:

• Pendaftaran dan pengelolaan keanggotaan.
• Pendaftaran dan penyelenggaraan acara.
• Komunikasi resmi organisasi.
• Verifikasi identitas anggota.
• Analitik website dan peningkatan layanan.

5. Cara Kami Menggunakan Data Anda

Data Pribadi hanya digunakan untuk tujuan yang telah dijelaskan pada saat pengumpulan data.

PPI Australia berkomitmen untuk:

• Tidak menggunakan Data Pribadi untuk tujuan lain tanpa persetujuan baru dari Anda.
• Tidak menjual ataupun memperjualbelikan Data Pribadi kepada pihak mana pun.
• Tidak membagikan Data Pribadi kepada sponsor, mitra, ataupun pihak eksternal tanpa persetujuan eksplisit dari Anda.
• Memberikan akses hanya kepada anggota tim yang memiliki kepentingan yang sah dan telah menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data.

6. Penyimpanan dan Keamanan Data

Data Pribadi Anda disimpan pada platform yang aman, termasuk Google Workspace (Google Forms, Google Sheets, dan Google Drive) yang dikelola secara eksklusif oleh Data Team PPI Australia. Akses terhadap data dibatasi hanya kepada pihak yang berwenang.

Langkah-Langkah Keamanan

• Kontrol akses berbasis peran sehingga hanya pihak yang memiliki kewenangan yang dapat mengakses Data Pribadi.
• Seluruh pihak yang mengakses data sensitif wajib menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data (NDA Induk). Akses terhadap Data Pribadi Spesifik memerlukan persetujuan tambahan sesuai prosedur internal PPI Australia.
• Review berkala terhadap hak akses dan keamanan sistem penyimpanan data.
• Penerapan praktik keamanan yang wajar untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan Data Pribadi.

Meskipun kami berupaya menerapkan standar keamanan terbaik, tidak ada metode penyimpanan maupun transmisi data melalui internet yang dapat dijamin sepenuhnya aman. Oleh karena itu, PPI Australia tidak dapat menjamin keamanan absolut atas Data Pribadi yang diproses.

Jadwal Retensi Data

7. Transfer Data Internasional dan Prosesor Data Pihak Ketiga

Sesuai Pasal 56 UU PDP, PPI Australia memberitahukan bahwa Data Pribadi Anda disimpan dan diproses menggunakan platform Google Workspace, termasuk Google Forms, Google Sheets, dan Google Drive, yang dioperasikan oleh Google LLC berkedudukan di Amerika Serikat.

Penggunaan layanan tersebut berarti Data Pribadi Anda dapat disimpan pada server yang berlokasi di luar Indonesia maupun Australia.

PPI Australia memperlakukan Google sebagai Prosesor Data sesuai ketentuan Pasal 56 UU PDP serta prinsip-prinsip yang relevan dalam Australian Privacy Principle 8 (APP 8) pada Privacy Act 1988.

Informasi lebih lanjut mengenai praktik privasi Google dapat dilihat pada:

https://policies.google.com/privacy

8. Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda memiliki hak-hak sebagai berikut:

• Hak Akses (Pasal 7)

  Meminta salinan Data Pribadi yang kami simpan. Permintaan akan ditindaklanjuti paling lambat 30 hari kerja.

• Hak Koreksi (Pasal 6)

  Meminta perbaikan Data Pribadi yang tidak akurat atau tidak lengkap. Permintaan diproses paling lambat 14 hari kerja.

• Hak Penghapusan (Pasal 8)

  Meminta penghapusan Data Pribadi sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum yang mewajibkan penyimpanan data.

• Hak Portabilitas (Pasal 13)

  Meminta Data Pribadi dalam format yang dapat dibaca mesin untuk dipindahkan kepada pihak lain.

• Hak Penarikan Persetujuan (Pasal 9)

  Menarik persetujuan kapan saja tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya.

• Hak Keberatan (Pasal 10)

  Mengajukan keberatan terhadap keputusan yang diambil secara otomatis berdasarkan pemrosesan Data Pribadi.

• Hak Pembatasan Pemrosesan (Pasal 11)

  Meminta pembatasan atau penundaan pemrosesan Data Pribadi sesuai kondisi yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

• Hak Pengaduan

  Mengajukan pengaduan kepada lembaga yang berwenang apabila Anda merasa hak-hak Data Pribadi Anda telah dilanggar.

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, silakan menghubungi:

Email: infotech@ppi-australia.org

9. Persetujuan (Consent)

Sesuai Pasal 22 UU PDP, persetujuan harus diberikan secara eksplisit, dapat dibuktikan, dan dinyatakan dalam bahasa yang sederhana serta mudah dipahami.

• Membaca ringkasan pemberitahuan privasi yang menjelaskan tujuan pengumpulan data, jenis data yang diproses, dan periode penyimpanan.
• Mengakses Kebijakan Privasi lengkap melalui tautan yang tersedia.
• Memberikan persetujuan secara aktif dengan mencentang kotak persetujuan sebelum mengirimkan formulir.

Anda dapat menarik persetujuan kapan saja dengan menghubungi:

Email: infotech@ppi-australia.org

Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan Data Pribadi yang telah dilakukan sebelum persetujuan tersebut dicabut.

10. Privasi Anak

Sesuai Pasal 4 ayat (2) huruf (e) UU PDP, PPI Australia mengakui bahwaData Pribadi anak memerlukan perlindungan khusus. Website dan layanan utama PPI Australia ditujukan bagi individu yang berusia 18 tahun ke atas.

Dalam keadaan tertentu, seperti kegiatan yang melibatkan keluarga atau peserta di bawah usia 18 tahun, PPI Australia hanya akan mengumpulkan dan memproses Data Pribadi anak berdasarkan persetujuan orang tua atau wali yang sah sebagaimana diatur dalam Pasal 25 UU PDP.

Apabila Anda mengetahui bahwa seorang anak telah memberikan Data Pribadinya kepada PPI Australia tanpa persetujuan yang diperlukan, silakan segera menghubungi kami melalui:

Email: infotech@ppi-australia.org

Kami akan mengambil langkah yang wajar untuk menghapus Data Pribadi tersebut sesegera mungkin.

11. Kebocoran Data

Sesuai Pasal 46 UU PDP, apabila terjadi kebocoran Data Pribadi, PPI Australia akan memberitahukan kepada Subjek Data Pribadi dan lembaga pengawas yang berwenang paling lambat 3 x 24 jam sejak diketahuinya insiden tersebut.

Pemberitahuan akan memuat informasi mengenai:

• Jenis Data Pribadi yang terdampak.
• Waktu dan penyebab terjadinya kebocoran.
• Potensi dampak terhadap Subjek Data Pribadi.
• Langkah-langkah yang telah dan akan diambil untuk mengurangi dampak kebocoran.

Untuk melaporkan dugaan kebocoran Data Pribadi, silakan menghubungi:

Email: infotech@ppi-australia.org

12. Tautan ke Website Pihak Ketiga

Website PPI Australia dapat memuat tautan menuju website milik pihak ketiga yang tidak dioperasikan maupun dikendalikan oleh PPI Australia.

Kami sangat menyarankan Anda untuk membaca Kebijakan Privasi dari setiap website yang Anda kunjungi.

PPI Australia tidak memiliki kendali serta tidak bertanggung jawab atas isi, kebijakan privasi, maupun praktik pemrosesan data yang dilakukan oleh website pihak ketiga tersebut.

13. Perubahan Kebijakan Privasi

PPI Australia dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu sesuai kebutuhan organisasi maupun perubahan ketentuan hukum yang berlaku.

Apabila terdapat perubahan yang bersifat signifikan, kami akan memberitahukan Anda melalui email atau pengumuman resmi pada saluran komunikasi PPI Australia sebelum perubahan tersebut mulai berlaku.

Tanggal pembaruan terakhir akan selalu dicantumkan pada bagian awal Kebijakan Privasi ini.

Apabila perubahan bersifat material, termasuk perubahan terhadap tujuan pemrosesan, jenis Data Pribadi yang dikumpulkan, ataupun hak-hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi, PPI Australia akan meminta persetujuan ulang secara eksplisit sesuai ketentuan Pasal 22 UU PDP.

Persetujuan tidak dianggap diberikan hanya karena Anda tetap menggunakan layanan PPI Australia setelah perubahan dilakukan.

14. Dasar Hukum

Kebijakan Privasi ini disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain:

• Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
• Australian Privacy Act 1988 beserta Australian Privacy Principles (APPs).

15. Hubungi Kami

Apabila Anda memiliki pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi ini, permintaan pelaksanaan hak sebagai Subjek Data Pribadi, ataupun ingin melaporkan dugaan pelanggaran privasi, silakan menghubungi:

• Data Team PPI Australia
• Email: infotech@ppi-australia.org
• Waktu Respons: Maksimal 3 hari kerja untuk pertanyaan umum.